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Descripcion del puesto
En tant que Coordinateur(trice) Administration au sein d'EFTA, filiale du prestigieux Emirates Group, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du département administratif. Vous serez chargé(e) de planifier, piloter et optimiser l’ensemble des processus liés à la gestion des congés, au déploiement des ressources humaines, à la logistique des stocks et à la coordination avec les services douaniers. Votre mission principale sera d’assurer une continuité opérationnelle 24 h/24, en garantissant la disponibilité du matériel de bureau, le suivi des bagages non réclamés et le bon état des équipements techniques.
**Principales responsabilités**
- Gérer le cycle complet des congés (vacances, maladie, absences) en conformité avec la politique interne et les exigences légales.
- Mettre à jour et alimenter le système RH (TER) avec les heures supplémentaires, les demandes de congés et les dossiers d’absences.
- Superviser la gestion des stocks de fournitures de bureau et des équipements, en assurant le réapprovisionnement et le suivi des inventaires.
- Coordonner les procédures douanières relatives aux bagages non réclamés, en assurant la traçabilité et la conformité aux réglementations locales.
- Rédiger, réviser et diffuser les politiques et procédures administratives afin d’harmoniser les pratiques au sein du département.
- Assurer le service client multicanal (téléphone, email, plateforme interne) pour répondre aux demandes internes et externes, notamment la délivrance de passes aéroportuaires.
- Analyser les processus existants, identifier les axes d’amélioration et mettre en place des solutions d’optimisation pour gagner en efficacité et réduire les coûts.
- Produire des rapports réguliers à destination de la direction, incluant les indicateurs de performance (KPIs) et les recommandations d’ajustement.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes RH, logistique, finance et les partenaires externes afin de garantir une synergie optimale.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience confirmée dans un poste d’administration ou de coordination, idéalement dans un environnement multinational.
- Maîtrise avancée des outils MS Office (Excel, PowerPoint, Word) et expérience avec les systèmes de gestion RH (TER ou équivalent).
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Aptitude à communiquer en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance d’une troisième langue est un plus.
- Esprit d’équipe, autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression dans un contexte 24 h/24.
- Connaissance des procédures douanières et de la gestion des stocks logistiques.
- Sens du service client et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’un groupe mondial reconnu pour son excellence opérationnelle.
- Un environnement de travail dynamique, multiculturel et stimulant à Dubaï, avec des opportunités de développement professionnel.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux, une assurance santé internationale et des programmes de formation continue.
- Un cadre de travail moderne, des bureaux équipés et un accès aux installations de l’aéroport Emirates.
Rejoignez Emirates Group et contribuez activement à la performance administrative d’une organisation leader du secteur aérien et logistique. Vous êtes prêt(e) à relever le défi ? Postulez dès maintenant !
