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Job description
Notre client, un Family Office de premier plan basé à Dubaï, recherche un Executive Admin Officer (EA/PA) pour assurer un soutien administratif et exécutif de haut niveau auprès du Board of Directors et de la direction senior. Vous serez le pilier central de l'organisation, garantissant le bon déroulement des activités quotidiennes, la gestion des agendas complexes, la coordination de voyages internationaux, ainsi que la tenue rigoureuse des dossiers et des renouvellements (assurances, licences, adhésions, etc.). Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Managing Director et le Group CFO, anticiperez les besoins, suivrez les tâches jusqu'à leur aboutissement et veillerez à ce que chaque échéance soit respectée.
**Missions principales**
- **Support exécutif** : Assurer un accompagnement complet du Board et de la direction (gestion d’agendas, préparation de réunions, rédaction de comptes‑rendus).
- **Gestion de calendrier** : Organiser les réunions, les rendez‑vous internes et externes, gérer les priorités conflictuelles.
- **Coordination de voyages** : Réserver vols, hôtels, transferts, préparer les itinéraires et les documents de voyage, gérer les modifications de dernière minute.
- **Administration du Family Office** : Classer et archiver les documents (physiques et numériques), maintenir les bases de données, assurer la conformité des dossiers.
- **Gestion des renouvellements** : Suivre les dates d’expiration des assurances, des licences, des adhésions et préparer les dossiers de renouvellement.
- **Gestion de la correspondance** : Filtrer les emails, préparer les réponses, gérer la communication confidentielle.
- **Support personnel** : Assister le Managing Director et le CFO dans leurs tâches personnelles (organisation d’événements privés, gestion de la logistique familiale).
- **Amélioration continue** : Proposer des processus d’optimisation pour gagner en efficacité et en qualité de service.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’Executive Assistant / Personal Assistant dans un environnement exigeant (Family Office, Private Office, cabinet de direction).
- Excellente maîtrise de l’anglais (écrit et oral) ; la connaissance du français est un atout.
- Sens aigu de la confidentialité, rigueur administrative et organisationnelle.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à travailler sous pression et à anticiper les besoins.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion documentaire.
- Expérience avérée en gestion de voyages complexes et en suivi de renouvellements contractuels.
- Attitude proactive, esprit d’équipe et excellente communication interpersonnelle.
**Ce que nous offrons**
- Un salaire net (exonéré d’impôt) de 8 000 à 10 000 AED par mois.
- Un environnement de travail dynamique au cœur de Dubaï, au sein d’une équipe internationale.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un package de relocation possible pour les candidats qualifiés.
- Un poste en CDI, avec une flexibilité horaire adaptée aux exigences du rôle.
Rejoignez un Family Office en pleine croissance où votre expertise administrative sera valorisée et où vous contribuerez directement à la performance et à la sérénité de la direction senior.
