Projektassistenz – Fokus Struktur, Prozesse & KI

Über die Position

Als Projektassistenz unterstützen Sie unser Team bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten mit Schwerpunkt auf Struktur, Prozessen und dem Einsatz von KI-Tools. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen aktiv zur Optimierung unserer Arbeitsabläufe bei.

Hauptaufgaben

• Unterstützung bei Terminplanung, interner Kommunikation und Meeting-Vor- und Nachbereitung
• Eigenständige Übernahme von Teilprojekten, Erstellung von Projektplänen, Timelines und Übersichten
• Koordination von Team, Dienstleistern und Partnern sowie Überwachung von To‑Do‑Listen
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und strukturierten Recherchen zu Dienstleistern, Locations und Marktentwicklungen
• Planung und Durchführung exklusiver Business‑Events inklusive Gästebetreuung und Ablaufkoordination
• Proaktive Priorisierung von Aufgaben, Erkennen von Engpässen und flexible Unterstützung außerhalb regulärer Arbeitszeiten

Anforderungsprofil

• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Projektmanagement, in Assistenz‑ oder Operations‑Tätigkeiten
• Strukturiertes Denken, klare Priorisierung und eigenverantwortliche, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe technische Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools
• Aktive Nutzung von KI‑Tools (z. B. ChatGPT) oder starkes Interesse an deren Weiterentwicklung
• Gutes Verständnis für digitale Prozesse und Effizienzsteigerung
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Überblick bei parallelen Aufgaben
• Fließende Deutschkenntnisse (sehr gut) und gute Englischkenntnisse
• Präferenz für Arbeit im Office gegenüber Homeoffice

Erforderliche Kenntnisse

• KI‑Tools (z. B. ChatGPT)
• Content‑Tools
• Automatisierungstools
• Digitale Prozess‑Tools
• Projektmanagement‑Methoden