Senior Executive

نبذة عن الوظيفة

تبحث هيئة حكومية في دبي عن مرشح متمرس لتولي منصب Senior Executive لإدارة وتنظيم أعمال مكتب رئيس الجهاز. يتطلب الدور خبرة واسعة في السكرتارية التنفيذية ودعم الإدارة العليا.

المهام الرئيسية

• إدارة وتنظيم جداول ومواعيد واجتماعات رئيس الجهاز وإعداد جداول الأعمال.
• تحرير محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.
• الإشراف على جميع أعمال السكرتارية التنفيذية وتوزيع المهام على فريق الدعم الإداري.
• إدارة المراسلات الرسمية الصادرة والواردة وصياغة الخطابات والتقارير.
• متابعة توجيهات رئيس الجهاز وإعداد تقارير دورية عن مستوى الإنجاز.
• تنظيم الملفات والسجلات وضمان سريتها وسهولة الرجوع إليها.
• تنسيق الزيارات الرسمية والاجتماعات الداخلية والخارجية وإدارة أعمال البروتوكول.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية والسنوية ومؤشرات الأداء.
• متابعة الاحتياجات التشغيلية للمكتب ومراقبة المصروفات وإعداد الميزانية.

الملف المطلوب

• دبلوم مع خبرة لا تقل عن 11 عاماً في السكرتارية التنفيذية أو مجال إداري مشابه.
• أو درجة بكالوريوس مع خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم الإدارة العليا.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية كتابةً ومحادثة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية عالية.
• قدرة على إعداد وتحرير المستندات الرسمية والعروض التقديمية.
• إلمام بأنظمة الإدارة الرقمية وإدارة الملفات الإلكترونية.
• مهارات اتصال وتنسيق مع مختلف الوحدات والجهات الخارجية.